Trở thành dân văn phòng thông thái nhờ 6 bí kíp làm việc cực hay với Outlook

Outlook là trình quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, nằm trong bộ Microsoft Office. Nó thường được sử dụng như một ứng dụng email, nhưng còn tiện hơn ở chỗ là có thể kết hợp với lịch, trình quản lý tác vụ, trình quản lý liên hệ, ghi chú và nhật ký.

Dù khá "già cỗi" so với các trình quản lý công việc khác, Outlook vẫn có chỗ đứng khó có thể thay thế tại nhiều doanh nghiệp nhờ bảo mật cao.

Sau đây là một số mẹo bổ ích giúp các chị em sử dụng nhuần nhuyễn ứng dụng Outlook:

1. Tính năng chuyển lời nói thành văn bản

Những lúc chị em lười biếng không muốn làm anh hùng bàn phím nữa thì đã có OutLook tâm lý trợ giúp với thủ thuật thu âm nội dung nghe được, sau đó chuyển thành dạng văn bản theo đúng chuẩn chính tả. Để bắt đầu sử dụng, ta chỉ cần truy cập https://www.microsoft.com/en-us/garage/profiles/dictate/ và tải xuống.

2. Tính năng theo dõi email

Với những email quan trọng, ta có thể gắn cờ để nhận được thông báo ngay khi có phản hồi từ đối phương. Như vậy, công việc được trao đổi sẽ được theo dõi và thực hiện kịp thời và nhanh chóng hơn chỉ với hai bước đơn giản:

1. Trước khi gửi email, tìm nút Theo dõi (Follow up) trong hộp thoại Tin nhắn (Messages)

2. Chọn loại cờ phù hợp hoặc tự điều chỉnh ngày/giờ và lời nhắc trong mục Custom

3. Chuyển email thành nhiệm vụ

Đây là tính năng khiến Outlook ưu việt hơn hẳn Gmail. Thay vì gắn sao, cờ vào email để nhắc nhở bản thân thì chị em có thể trực tiếp biến nó thành một ghi chú với nhiệm vụ công việc rõ ràng.

Cách làm rất đơn giản: Ta chỉ cần kéo và thả mail vào biểu tượng tác vụ ở góc dưới bên trái màn hình.

4. Sắp xếp các email thành chuỗi với OneNote

Tính năng này giúp chị em có thể ghi chú trực tiếp trong các cuộc họp, lưu email trong sổ ghi chép OneNote. Sự tích hợp giữa email và ghi chú quả thực rất tiện dụng!

Cách lưu email trong OneNote:

1. Đánh dấu các email muốn lưu trong mục Inbox của bạn

2. Nhấp vào biểu tượng OneNote trong Trang chủ (Home)

3. Chọn nơi bạn muốn lưu email

Khi email được lưu trong OneNote, bạn có thể thêm ghi chú, bổ sung thông tin hoặc tạo danh sách kiểm tra. Sau đó, hãy tạo cờ từ Trang OneNote của bạn để thêm lối tắt trên Outlook!

5. Sử dụng phím tắt

Để tiết kiệm thời gian thao tác với OutLook, chị em có thể thử các tổ hợp phím sau:

Nếu ở đây chưa có phím tắt mình cần, chị em có thể truy cập trang hỗ trợ của Microsoft để xem danh sách đầy đủ nhé!

6. Tạo mẫu email

Nếu bạn đã ngán tận cổ với việc phải soạn những mẫu email giống nhau hàng ngày thì nên sử dụng mẹo này. Ta có thể soạn và lưu nội dung email sẵn dưới dạng mẫu, sau đó sử dụng lại bất cứ khi nào mình muốn. Thông tin mới có thể được thêm vào trước khi gửi đi.

Cách tạo mẫu email:

1. Tạo một email mới, nhập chủ đề và nội dung mẫu.

2. Trong cửa sổ thông báo, nhấp vào nút Tệp ở góc trên cùng bên trái

3. Nhấp vào Lưu với tên

4. Trong hộp thoại Lưu với tên, trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm Mẫu Outlook

5. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho mẫu của bạn rồi bấm Lưu

(Tổng hợp)