Nói người trẻ Việt chỉ biết “im” khi làm việc, chuyên gia Nguyễn Phi Vân chỉ ra 7 chữ C cần nhớ trong mọi cuộc trò chuyện

Giao tiếp là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng, nếu không muốn nói là cần thiết nhất đối với dân công sở. Có những tình huống vốn dĩ rất căng thẳng, chỉ cần khả năng giao tiếp mềm mỏng, vấn đề có thể được xử lý một cách triệt để, gọn nhẹ, không gây tổn thương cho bất kỳ ai. Có thời điểm, những cuộc thỏa thuận, đàm phán tưởng chừng như rơi vào bế tắc lại tìm thấy được đường ra nhờ vào một câu nói nhẹ nhàng, đánh đúng tâm lý.

Qua đó mới thấy được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp. Tuy nhiên, điều đáng buồn nằm ở việc không phải dân công sở nào cũng có thế mạnh ở kỹ năng giao tiếp, nhất là người trẻ. Nhược điểm khi đi làm của

THE 7C’s OF COMMUNICATION

“Em làm ơn đi! Không nói, không chia sẻ, không communicate – giao tiếp với ai trong team, với chị thì ai biết em đang làm gì, làm đến đâu, gặp khó khăn gì, cần hỗ trợ ra sao, và có hoàn thành công việc được giao không”. Tôi thật không biết mình đã bao nhiêu lần phải đi năn nỉ các bạn trẻ Việt Nam như thế.

Chả hiểu trường học dạy các bạn những gì. Chat FB thì nhanh như điện, nhưng khi làm việc thì chỉ có một chiêu xài hoài – im. Ủa nếu im im không muốn hay cần nói gì với ai thì đừng đi làm việc. Lên núi ở một mình đi cho nó lành. Còn nếu vẫn muốn hội nhập vào môi trường công việc, thì bạn cần giao tiếp. Không chỉ giao tiếp, mà là giao tiếp thật hiệu quả.

Ở thế kỷ 21 này, một trong top 10 kỹ năng quan trọng nhất để có thể hội nhập vào tương lai là communication – giao tiếp. Tại sao à? Vì đây là thế kỷ của hợp tác, của làm việc nhóm – teamwork, của làm việc xuyên lục địa, của 4-5 đứa ngồi ở những quốc gia khác nhau cùng hợp tác thực hiện một dự án, của xu hướng làm việc free-lance, của chuyển động làm việc off-site không cần vào văn phòng mà có thể ngồi ở bất kỳ nơi nào trên thế giới mà họp online và giao tiếp qua các nền tảng quản trị công việc nhóm như Slack. Giờ, chia sẻ với các bạn 7 điều cần làm để giao tiếp hiệu quả nhé.

1. Clear – Rõ ràng

Giao tiếp thì qua nhiều hình thức lắm, họp, email, chat, hội nghị, báo cáo, vv. Nhưng dù bạn nói gì và qua hình thức gì, điều quan trọng đầu tiên là người nghe phải hiểu bạn đang nói gì và với mục tiêu gì. Nếu không, nói chi cho tốn sức? Cho nên, nói ngắn gọn, trình bày vấn đề súc tích, mạch lạc, logic, dễ hiểu là tốt nhất.

Có nhiều bạn, gặp tôi trình bày hay viết cái email dài sòng sọc. Xong, tôi hỏi, “Ủa ý em là sao?” Mệt ghê hôn? Mất thời gian cả người nghe và người nói. Hơn nữa, trong thời đại thời gian trở thành xa xỉ này, học cách trình bày ngắn gọn, on-point đúng trọng tâm là hết sức cần thiết. Nếu không, bạn sẽ đánh mất sự chú ý của người nghe sau 2 phút.

2. Concise – Ngắn gọn

Muốn người ta hiểu, đề nghị stick to the point – tập trung vào trọng tâm, đừng chém gió lung tung mà chẳng hiểu cuối cùng câu chuyện dẫn đến đâu. Nghe mà không biết dẫn dụ đến chuyện gì, người ta mệt lắm. Tự hỏi mình:

A. Những từ không cần thiết như “có vẻ như là”, “hình như”, “I mean – ý em là” bỏ bớt được hôn? Cho đời nó đơn giản.

B. Có câu nào nói cũng như không nói hôn? Nếu có, thì bỏ luôn đi vì nó chẳng giúp ích gì cho người nghe.

C. Bạn có đang nhắc đi nhắc lại 1 điểm đến 2, 3 lần bằng những câu khác nhau hôn? Nếu có, bỏ bớt đi.

3. Concrete – Cụ thể

Nói chuyện gì thì ra chuyện đó nhé, đừng có chuyện nọ xọ chuyện kia. Và làm ơn, đừng có generalize – chung chung hóa vấn đề. Nếu bạn nói, nhiều người yêu cầu chuyện đó lắm. Tôi hay hỏi, nhiều người là mấy người, cỡ 2 hôn? Đừng cười, bệnh chung chung hóa ở Việt Nam nhiều lắm, và đó là cách đặt đầu bài sai, làm cho bạn đi giải quyết một vấn đề không có. Làm ơn sử dụng facts – dữ liệu chính xác, cụ thể, đo lường được.

Tôi hay nhắc nhân viên mình, làm ơn làm việc chi tiết, cụ thể, rõ ràng, nói xong biết cần phải chính xác là đi làm gì, ai làm, bao lâu thì xong. Giao tiếp trong làm việc là gãy gọn chính xác, không phải tập làm văn. Nếu không, cả tổ chức đó nhào vô làm toàn những chuyện chẳng liên quan, không cụ thể, chẳng đo lường được thì đóng cửa sớm.

4. Correct – Chính xác

Không nói thì thôi, nếu đã nói ra, làm ơn double check, triple check cho nó đúng rồi hãy nói. Hỏi mình:

A. Từ chuyên môn bạn sử dụng vậy người ta có hiểu không? Nếu không thì giải thích kiểu layman term – nông dân chút thì nói sao cho người ta hiểu.

B. Kiểm tra từ ngữ sử dụng, lỗi ngữ pháp, chính tả chưa?

C. Tên người bạn gọi, gởi, chức danh, vv có chính xác không, đặc biệt là với người nước ngoài? Gọi sai tên, viết lẫn lộn là dễ gây mất cảm tình lắm nhé.

5. Coherent – Mạch lạc, chặt chẽ

Giao tiếp là phải logic. Nói cái gì trước, cái gì sau, mấy chuyện đó liên quan nhau sao, là cực quan trọng. Nếu không, ai biết bạn đang nói gì. “Ủa là sao, không hiểu”. Câu này tôi phải xài hoài, vì các bạn nói xong, lộn xộn chuyện nọ xọ chuyện kia. Có khi, nói một hồi người nói lạc luôn, không biết mình đang nói chuyện gì. Vậy ai hiểu ta?

6. Complete – Hoàn chỉnh

Thông tin bạn cung cấp, dữ liệu liên quan đến vấn đề, mục đích bạn giao tiếp, call to action – phản ứng hay hành động bạn mong muốn từ người nghe là gì, đầy đủ chưa? Nói đừng nói nửa câu. Giao tiếp đừng bao giờ là ½ câu chuyện. Lỡ mất công nói rồi, suy nghĩ và nói giùm cho đầy đủ, để người ta nghe xong còn biết phải làm gì và thực hiện được nhanh chóng dựa vào dữ liệu đã được cung cấp đủ đầy. Ai, giờ nào, ngày nào, ở đâu, làm gì, vv. Cung cấp đầy đủ thông tin thôi cũng là kỹ năng giúp công việc dễ dàng, hợp tác thành công đó bạn.

7. Courteous – Lịch sự

Làm gì làm, cuối cùng, nói mà người ta chịu nghe và nghe vô mới được. Không thì, gọi là đổ nước vào tai chớ chẳng phải giao tiếp. Cho nên, check lại mình, khi giao tiếp có thân thiện, đầu óc mở để lắng nghe không thành kiến, có thành thật, có tránh dùng từ ngữ nghe tiêu cực, hung hăng, có khả năng làm tổn thương ai đó? Bạn có góc nhìn của bạn, thế giới quan của bạn. Nhưng bạn cũng phải học cách empathize – thấu cảm người khác nữa thì mới gọi là giao tiếp.

Ngày nào ta cũng giao tiếp hết. Mà nếu kỹ năng này không có hay quá kém thì bạn cứ tưởng tượng đi, bạn sống sao với người thân, đồng nghiệp, sếp, khách hàng, và mọi người xung quanh cuộc đời và sự nghiệp của mình? Cần kỹ năng này hôn? Cần đến cỡ nào? Bạn hiểu rồi đó.

Ngay sau khi được đăng tải chưa lâu, những kiến thức hữu ích và thực tế của Nguyễn Phi Vân nhanh chóng nhận được quan tâm cũng như ủng hộ của đông đảo người dùng mạng. Rất nhiều bình luận bày tỏ sự đồng thuận đã được để lại:

“Hồi mới đi làm, em đứng trình bày với sếp quá 3 câu mà không vào vấn đề là ổng đuổi về, bắt suy nghĩ làm sao ngắn gọn, dễ hiểu rồi quay lại. Nhiều bữa muốn hỏi gì hay trình bày gì là phải viết ra sổ, lượt bớt từng câu làm sao nói nhanh, nói lẹ, giải quyết được việc mình cần chứ không ổng lại đuổi về tiếp. Nhờ được rèn vậy mà giờ làm việc nhanh chóng, gọn gàng hơn nhiều”.

“Cảm ơn chị nhiều về bài viết ý nghĩa, như được uống một li cafe để tỉnh táo vào buổi sáng”.

“Dạ mỗi lần gặp ai mà đụng chuyện họ im là em ức chế lắm. Phải nghỉ cộng tác với vài người vì cái kiểu im im không sửa được ạ”.

Ông bà ta xưa vẫn có câu“học ăn, học nói, học gói, học mở”, cho nên khả năng ăn nói và giao tiếp đóng một vai trò quan trọng và vô cùng quyết định trong việc định hình bản chất của mỗi cá nhân. Do vậy, dân công sở đừng bao giờ tự hỏi mà hãy bắt đầu vào việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bản thân mình ngay từ thời điểm này.

Chuyên gia nhượng quyền Nguyễn Phi Vân hiện là thành viên sáng lập và phát triển của Công ty World Franchise Associates khu vực Đông Nam Á, đồng thời cũng là Chủ tịch Công ty Retail & Franchise Asia, Cố vấn về nhượng quyền thương hiệu cho Chính phủ Malaysia,…

Nguyễn Phi Vân từng phụ trách các thương hiệu quốc tế thuộc tập đoàn Unilever, Nestlé, Abbott, San Miguel, Mastercard, Johnson & Johnson, Gloria Jean's… và cũng là tác giả của hàng loạt đầu sách bán chạy như: "Quảy gánh băng đồng ra thế giới", "Nhượng quyền khởi nghiệp", và "Con đường ngắn để bước ra thế giới".