3 bước đơn giản trên Macaw để không quên trước quên sau cho não cá vàng

Bước 1: Dành 5 phút đầu ngày liệt kê tất cả công việc cần làm

Việc sử dụng nền tảng quản lý công việc Macaw bước đầu cũng đơn giản, nhẹ nhàng tương tự bạn hay ghi chú công việc ra sổ tay hay miếng giấy ghi chú. Đặc biệt với những ai hay quên thì mỗi ngày sẽ nhẹ đầu hơn khi chỉ cần tập trung nhớ hết mọi việc chỉ trong vài phút ngắn ngủi.

Bạn truy cập Macaw tại đây. Nếu lười mở trình duyệt thì có thể tận dụng tính năng Create Shortcut trong Chrome để tạo hẳn một icon truy cập nhanh ngay trên màn hình. Mỗi sáng mở máy tính làm việc bạn sẽ truy cập nhanh hơn.

Tạo icon truy cập nhanh Macaw đặt trên Desktop hay thanh Taskbar như thế này sẽ giúp bạn truy cập nhanh hơn

Bước 2: Xem công việc toàn team "Hôm nay có gì"

Sau khi liệt kê toàn bộ công việc cần làm trong ngày, bạn nên dành thời gian qua tab Collaborate để xem tổng quát công việc từng người trong team sẽ làm những gì. Việc này đóng vai trò quan trọng khi nó giúp bạn biết tình hình công việc của đồng nghiệp trong team, đặc biệt những ai có hạng mục liên quan trực tiếp tới công việc của bạn. Nếu bạn là trưởng nhóm hay quản lý thì tab Collaborate càng hữu dụng khi nắm bắt chi tiết đầu mục từng thành việc để có kế hoạch điều phối, hỗ trợ kịp thời.

Tab Collaborate còn hữu ích với phần Discussion cho phép mọi người trong team trao đổi, thảo luận một cách nhanh chóng mà không cần dùng tới ứng dụng nhắn tin, gọi điện bên thứ ba. Đây là nơi lý tưởng để người đứng đầu trong team thông báo nhanh tới các thành viên khi triển khai các hạng mục công việc mỗi ngày.

Đối với công việc triển khai cùng người khác, bạn có thể trao đổi cụ thể qua hạng mục đó ở tab Backlog, lại tránh làm phiền những người khác trong team. Tại đây bạn có thể gửi file, hình ảnh hay ghi chú nhanh một vài điều cần thiết để người đảm trách công việc đó hoàn thành một cách nhanh chóng và đảm bảo yêu cầu đề ra. Cách làm việc teamwork như thế này rõ ràng hiện đại và hiệu quả hơn nhiều so với cách làm truyền thống phải chat riêng, gặp mặt các kiểu khá mất thời gian.

Bước 3: Tập trung hoàn thành từng đầu mục công việc

Sau khi đã bao quát công việc cả team cũng như trao đổi đồng nghiệp các tác vụ liên quan lẫn nhau, đây là "thời điểm vàng" để bạn tập trung vào hoàn thành từng công việc trong ngày đã đề ra của mình. Và tab Focus trong Macaw chính là nơi lý tưởng để bạn chọn hạng mục công việc cần ưu xử lý trước và làm tuần tự để hoàn thành hết tất cả, tránh bỏ sót bất kỳ hạng mục nào.

Đúng như cái tên focus, giao diện lúc này sẽ cực kỳ đơn giản để tránh gây phân tâm. ngoài ra bạn sẽ có hai tùy chọn màu nền là dark hoặc light tùy theo sở thích cá nhân để dễ dàng tập trung hơn.

Cái hay của tab Focus trên Macaw chính là khi bạn chọn một công việc để tập trung hoàn thành, mọi người trong team sẽ đồng thời biết điều này khi thấy dòng chữ "work in progress" ngay bên dưới đầu mục công việc ở tab Collaborate để tránh làm phiền không cần thiết. Tất nhiên là cả sếp/trưởng nhóm của bạn cũng sẽ thấy và yên tâm rằng bạn đang tập trung giải quyết. Từ nay bạn sẽ không còn trải qua tình cảnh hàng loạt tin nhắn, cuộc gọi hối thúc công việc nữa.

Với chỉ bốn bước đơn giản mỗi ngày trong nền tảng quản lý công việc macaw, dù tính hay quên hay công việc nhiều đến đâu thì bạn cũng sẽ tự tin giải quyết mà không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào. đây cũng là nền tảng giúp làm việc teamwork gắn kết và hiệu quả hơn, từ đó đẩy cùng nhau nhanh tiến độ để đạt được mục tiêu chung.

(Khám phá).